ファイル共有えらび / 契約前
サービスより運用ルール
「全員見られる共有フォルダ」は、人数が増えるとつらい。
クラウド化しても、権限が雑なら事故の形が変わるだけです。
管理者を最低1人決める
アカウント作成、退職者削除、共有設定のルールを誰が持つか。社長が全部やるのか、総務か、IT担当か。最初に決めます。
個別権限を増やしすぎない
「Aさんだけこのフォルダ」「Bさんだけこのファイル」と増やすほど、後から追えなくなります。部署や役割単位のグループを基本にします。
外部共有リンクは期限と範囲を決める
取引先へ送ったリンクをいつまで残すか。再共有できるか。パスワードや期限設定をどうするか。便利な機能ほどルールが必要です。
復元とバックアップは同じ意味ではない
バージョン履歴やゴミ箱で戻せる期間と、サービス障害・アカウント侵害に備えるバックアップは別に考えます。重要なデータほど「戻せるか」を実際に確認します。
契約前に紙1枚でいい。
管理者／部署グループ／外部共有／退職時／復元。この5項目を書いてからサービスを選ぶと、導入後がかなり楽になります。