ファイル共有えらび / 5〜30人の会社のファイル共有、どれを選ぶ？

5〜30人の会社のファイル共有、どれを選ぶ？

「あの資料、どこだっけ」「それは田中さんが持ってます」。その田中さんが休みだと、仕事も止まる。小さい会社の共有で先に減らしたいのは、こういう確認待ちです。

説明のための想定場面です。実在の会社の導入体験ではありません。

置き場は、探し方まで決めて初めて役に立つ

たとえば、進行中の案件は案件名のフォルダーへ、確定した見積書はその中の「提出済み」へ。これは一つの運用例です。細かい分類を増やすより、「どこを開けばいいか」を全員が同じように答えられる方を目指します。

通知はチャットで、正本は決めた置き場で。毎回ファイルを添付し直すのではなく、使ってよい版へのリンクを伝える。サービスを替えなくても、まず試せる見直しです。

買う前に、今払っているものを見直す

会社契約のGoogle Workspaceなら共有ドライブ、対象のMicrosoft 365ならSharePointの共有ライブラリを確認します。普段使うアプリの名前だけで判断せず、会社の契約プランと管理者を確認してください。

公式情報：Google：共有ドライブの所有者・退職後のファイル

公式情報：Microsoft：ファイル共有の移行計画・少人数での試行

「全員が見られる」から、一歩だけ整理する

営業の資料は営業メンバーへ、給与の資料は必要な担当者だけへ。「AさんもBさんも」と個別に付け足す前に、部署や役割ごとのグループで管理できないかを考えます。

入退社や異動のたびに確認するのは、その人のグループ、直接付けた権限、外部共有リンクです。グループから外すだけで全部終わるとは限りません。

退職する人のアカウント、先に消してしまわない

ログインできないようにすることと、持っているファイルを削除することは別です。必要な資料の保管先、所有者、引き継ぐ人を確認してから、サービスの退職時の手順に沿って整理します。本人の記憶だけを頼りにしないようにしましょう。

それでも共有だけ足りない会社に、別サービスという選択

メールと文書作成は今のまま使いたい。会社の共有フォルダーだけを独立させたい。そういう不足が確認できたら、XServerドライブを比較します。5〜30人という人数だけで定額を選ばず、初期費用と保存するファイルも見てください。

自分たちに近い人数で、費用の例を見る →

チェックで、次に確認することを整理する →