Google中心の会社
個人のマイドライブから共有するだけでなく、組織で持つ共有ドライブを確認。担当者が替わっても資料を残す置き方を考えます。
Googleの置き場の違いを見る →小さな会社・チームのファイル共有選び
「最新版、どれですか？」
もう繰り返したくない。
見積書を直すたびに、メールに添付。チャットにも送り、誰かのPCにも残る。探しているのはファイルではなく、「今、使っていい1つ」です。
ここでは、XServerドライブ・Google Workspace・Microsoft 365を、今の契約で足りるか、誰が管理するか、いくら払うかの順に比べます。新しい置き場を増やすのは、足りないものが分かってから。
先に、払わなくて済むかを考える
その共有機能、
もう料金に入っていませんか？
会社契約のGoogle WorkspaceやMicrosoft 365があるなら、まず中身を確認します。メールで使っているだけで、会社の共有スペースをまだ使っていない可能性もあります。
個人用Gmailや買い切りExcelがあることとは別です。請求書のプラン名と管理者を確認し、必要な共有ができるなら、契約を増やす必要はありません。
Microsoft中心の会社
個人のOneDriveと、チーム用のSharePointを分けて確認。Officeアプリが必要なら、Web版だけで足りるかも見ます。
Officeと共有の範囲を見る →共有だけ別にしたい会社
メールや文書ツールは今のまま。共有フォルダーだけ別に用意する理由があるなら、XServerドライブを比較します。
人数課金と定額を比べる →替えるのは、置き場だけではない
「最終2」を移したら、
迷いも一緒に引っ越します。
正本の置き場を決め、知らせるときはそこへのリンクを送る。誰が直してよいか、承認済みの版をどう分けるかも決める。クラウドに置いただけでは、どちらが正式な最新版かまでは決まりません。
また、保存できることと、今のExcelをそのまま共同編集できることは別です。いつものファイルで、開く・直す・渡すところまで試します。
「あの資料どこ？」を減らす置き方を読む →迷っているところを整理する
買い足す前に、自社の条件を確認。
分からない項目は、そのまま選んで大丈夫。サービス名だけでなく、次に確かめることを返します。会社名やファイルの入力は不要です。
XServerドライブが候補に残ったら
5人だから定額。
それ、初期費用も入っていますか？
1か月単価では人数課金924円／人、定額3,960円／組織。ただし定額には初期費用11,000円があり、1か月を選べるのは自動更新設定時だけです。
たとえば5人・12か月を通常料金で比較すると、人数課金46,200円、定額50,600円。初期費用込みでは、人数課金の方が4,400円低い計算になります。人数、期間、容量をそろえてから選びます。
ユーザー単位ビジネスと定額スモールビジネスの期間分＋初期費用。税込、人数一定、割引・追加費用なしの算術例です。請求額は公式の見積りで確認してください。
4人・5人・10人の比較額を見る →